Конференції, майстер-класи та саміти
Ми створюємо події, які вражають і залишаються в пам’яті. Від вибору локації та координації до технічного забезпечення, кейтерингу і брендованих деталей – все продумано для вашого спокою та максимального комфорту гостей. Ваші події проходять професійно та гармонійно, дарують яскраві враження, зміцнюючи позитивний образ вашого бренду.
Що ми можемо організувати
Організація конференцій, воркшопів і самітів у Варшаві від EVENTERS
У Варшаві в останні роки організація конференцій і бізнес-заходів перетворилася з локальної послуги для B2B-сегмента на повноцінний інструмент, який активно використовують міжнародні компанії. Сьогодні ділові заходи використовуються не лише для комунікації з клієнтами та партнерами, а й для формування бренду, успішного запуску продуктів на ринок, навчання команд і виходу на нові ринки. Команда нашої івент-агенції працює з бізнес-подіями у Польщі, вибудовуючи комплексну систему, де важливий не лише сценарій, а й результат (залученість учасників, якість комунікації, ефективність для компанії). Працюємо з 2022 року та надаємо послуги під ключ.
Які заходи ми організовуємо у Польщі
Країна є привабливою для IT-компаній, фінансових організацій, логістики, B2B-сервісів. Крім того, до Польщі, зокрема у Варшаву, перемістилося багато українських компаній, які своєю головною метою ставлять вихід на міжнародний ринок. Усе це формує стабільний попит на професійну організацію бізнес-заходів. За час своєї діяльності ми допомогли провести понад 150 заходів.
Це організація бізнес-конференцій, які є основним інструментом комунікації компанії з ринком. Часто проводимо галузеві заходи для маркетингових, логістичних, фінансових та IT-компаній. Внутрішні та партнерські корпоративні події, заходи для клієнтів з метою презентації продуктів і рішень, а також промо- та пресконференції.
Організація бізнес-заходів в EVENTERS включає проведення воркшопів, де на першому плані інтерактивність. Відмінною особливістю цих конференцій є те, що учасники залучені в процес. Вони беруть участь у розробці стратегії, продуктових сесіях, у процесі відбувається навчання команд. Звісно, підхід до організації таких подій відрізняється. Наша команда вибудовує все таким чином, що кожна активність має мету та результат.
Послуги з проведення конференцій нашої агенції включають організацію самітів для топменеджерів. Тут на першому плані точність таймінгу, високий рівень сервісу, приватність, якісний нетворкінг. Організація заходів такого рівня часто включає необхідність підготовки та проведення закритих сесій і стратегічно важливих обговорень між керівниками.
Як організований робочий процес в EVENTERS
Організація ділових заходів у Варшаві передбачає не набір окремих послуг, а послідовну систему, яка включає етапи, кожен з яких впливає на результат.
Спочатку ми проводимо брифінг із клієнтом, визначаємо цілі та аудиторію. Обговорюємо, який ефект очікується від проведення події та який досвід мають отримати учасники.
Далі складається концепція заходу: на основі поставлених цілей ми формуємо сценарій, визначаємо таймінг і формат взаємодії. Це напряму впливає на майбутній досвід учасників.
Підбирається локація — важливий етап, який впливає на логістику та сприйняття бренду загалом. Ми враховуємо місткість, акустичні та технічні можливості, доступність для всіх учасників, інфраструктуру для спікерів і партнерів.
Обговорюємо продакшн і технічне забезпечення, необхідне для проведення конференції: сцена, світло, звук, відео, трансляція (якщо це гібридний формат), візуальні матеріали.
Працюємо зі спікерами та контентом: допомагаємо вибудувати структуру виступів, адаптувати презентації, координувати таймінг, організовуємо репетиції.
Забезпечуємо координацію в день заходу. Формуємо відповідальну команду, яка контролює час виступів, усі технічні процеси та взаємодію між учасниками.
Які локації для конференцій найчастіше обирають у Варшаві
Під кожен захід ми підбираємо відповідну локацію. Ось реальні приклади місць, де ми проводили конференції:
- Для статусних міжнародних конференцій клієнти зазвичай обирають бізнес-готелі в центрі Варшави. Наприклад, Crowne Plaza Warsaw (The HUB) — сучасний комплекс із великими просторами в центрі міста. Тут проводяться IT- та фінтех-заходи з передовим мультимедійним оснащенням.
- Ще одна популярна локація — InterContinental Warsaw, навпроти Палацу культури і науки. Ми рекомендуємо її для VIP-заходів із великою кількістю учасників. Простір може вмістити до 2000 делегатів.
- Для масштабних виставок, форумів та IT-івентів підходить EXPO XXI Warszawa в районі Wola — тут проходять B2B-виставки, технологічні конференції та великі події.
- Якщо формат передбачає більш нестандартну атмосферу, ми рекомендуємо історичні заводи та форти. Наприклад, Fabryka Norblina — відреставрований 200-річний завод, популярна локація для бренд-презентацій і медіаконференцій. Fort Mokotów — лофт-простір для камерних бізнес-подій, воркшопів і зустрічей до 300 осіб.
- Для коротких бізнес-заходів із гостями з-за кордону ми рекомендуємо готелі біля аеропорту Шопена: Airport Hotel Okęcie з великим конференц-центром (2200 кв. м і 17 залів) або Sound Garden Hotel Airport.
Скільки коштує проведення конференції
Вартість організації конференції та інших бізнес-заходів визначається індивідуально. Вона залежить від оренди локації, технічного оснащення, кількості учасників, кейтерингу, сервісу та складності організації.
Наприклад, камерний воркшоп на 30 осіб у Fort Mokotów і масштабна IT-конференція на 500 делегатів у EXPO XXI з гібридною трансляцією потребують абсолютно різних ресурсів.
У середньому вартість реалізації бізнес-заходів у нашій практиці становить від 9 000 до 123 000 злотих під ключ.
Ми також організовуємо корпоративи, конференції, бізнес-зустрічі та тімбілдинги, у яких важливі не лише ідея та реалізація, а й кінцевий результат: залученість учасників, комунікація та досягнення цілей замовника.