Конференции, воркшопы и саммиты
Конференция — это ивент, где каждая деталь работает на результат: от регистрации и раздачи бейджиков до непринуждённого нетворкинга с бокалом игристого.
Мы берём на себя полный цикл подготовки: подбор и переговоры с площадкой, координацию подрядчиков, техническое обеспечение, тайминг, логистику, кейтеринг и координацию. Бизнес-конференции на 300+ человек, небольшие саммиты, презентации продуктов — формат может быть любым, подход к организации всегда один: контроль каждого этапа и прозрачная и оперативная коммуникация с вами на протяжении всей подготовки.
Конференция — это ваше лицо перед аудиторией, партнёрами и спикерами. Мы делаем так, чтобы вы могли сосредоточиться на содержании, а не на организационных вопросах. Всё остальное — наша зона ответственности.
Что мы можем организовать
Организация конференций, воркшопов и саммитов в Варшаве от EVENTERS
В Варшаве в последние годы организация конференций и бизнес-мероприятий превратилась из локальной услуги для В2В сегмента в полноценный инструмент, который активно используется международными компаниями. Сегодня деловые мероприятия используются не только для коммуникации с клиентами и партнерами, но и для формирования бренда, успешного запуска продуктов на рынок, обучения команд и выхода на новые рынки. Команда нашего ивент-агентства работает с бизнес-событиями в Польше, выстраивая комплексную систему, где важен не только сценарий, но и результат (вовлеченность участников, качество коммуникации, эффективность для компании). Работаем с 2022 года и оказываем услуги под ключ.
Какие мероприятия мы организуем в Польше
Страна привлекательна для IT-компаний, финансовых организаций, логистики, В2В-сервисов. Кроме того, в Польшу и, в частности, в Варшаву переместилось большое количество украинских компаний, которые своей главной целью ставят выход на международный рынок. Все это формирует устойчивый спрос на профессиональную организацию бизнес-мероприятий. За время своего существования мы помогли провести более 150 мероприятий.
Это организация бизнес-конференций, которые являются основным инструментом коммуникации компании с рынком. Часто проводим отраслевые мероприятия для маркетинговых, логистических, финансовых, IT-компаний. Внутренние и партнерские корпоративные события, мероприятия для клиентов с целью презентации продуктов и решений, а также промо и пресс-конференции.
Организация бизнес-мероприятий в EVENTERS включает проведение воркшопов, где на первом плане интерактивность. Отличительной особенностью этих конференций является то, что участники вовлечены в процесс. Они участвуют в разработке стратегии, продуктовых сессиях, в процессе происходит обучение команд. Естественно, что подход к организации подобных событий отличается. Наша команда выстраивает все таким образом, что каждая активность имеет цель и результат.
Услуги по проведению конференций нашего агентства включают организацию саммитов для топ-менеджеров. Здесь на первом плане точность тайминга, высокий уровень сервиса, приватность, качественный нетворкинг. Организация мероприятий такого уровня часто включает необходимость подготовки и проведения закрытых сессий и стратегически важных обсуждений между руководителями.
Как организован рабочий процесс в EVENTERS
Организация деловых мероприятий в Варшаве предполагает не набор отдельных услуг, а последовательную систему, которая включает этапы, каждый из которых влияет на результат.
Первым делом мы проводим брифинг с клиентом, определяем цели и аудиторию. Обсуждаем, какой эффект ожидается от проведения события и какой опыт должны получить участники.
Далее составляется концепция события, на основе поставленных целей мы формируем сценарий, устанавливаем тайминг и формат взаимодействия. Это напрямую влияет на будущий опыт участников.
Подбирается площадка – важный этап, который влияет на логистику и восприятие бренда в целом. Мы учитываем вместимость, акустические и технические возможности, доступность для всех участников, инфраструктуру для спикеров и партнеров.
Обсуждаем продакшен и техническое обеспечение, которое требуется для проведения конференции. Необходимость сцены, настройку света, звука, видео, трансляции (если это гибридный формат), визуальных материалов.
Работаем со спикерами и контентом. Мы помогаем выстроить структуру выступлений, адаптировать презентации, координировать тайминг, организуем репетиции.
Обеспечиваем координацию в день мероприятия. Собираем ответственную команду, которая контролирует время выступления спикеров, все технические процессы, взаимодействие между участниками.
Какие площадки для проведения конференций чаще всего выбирают в Варшаве
Под каждое событие нами подбирается подходящая площадка. Вот реальные примеры площадок, где нам доводилось проводить конференции:
- Для статусных международных конференций наши клиенты обычно выбирают бизнес-отели в центре Варшавы. Например, это Crowne Plaza Warsaw (The HUB) – современный комплекс с огромными площадями в самом центре города. Здесь проводятся IT и финтех-мероприятия. На локации реализовано передовое мультимедийное оснащение. Еще одно популярное место — InterContinental Warsaw, которое находится напротив Дворца культуры и науки. Это место мы рекомендуем для проведения VIP-мероприятий с большим количеством участников. Локация способна вместить до 2000 делегатов.
- Для проведения масштабных выставок, форумов и IT-ивентов подходит EXPO XXI Warszawa, в районе Wola. Именно здесь чаще всего проходят В2В-выставки, технологические конференции и масштабные тест-драйвы.
- Если формат события требует отойти от скучных белых стен, строгих галстуков и костюмов, то мы рекомендуем выбирать в качестве локации исторические заводы и форты. Хороший пример Fabryka Norblina. Это одно из самых модных мест Варшавы – восстановленный 200-летний завод. Здесь часто арендуют залы для интеграционных встреч, презентаций брендов и медиа-конференций. Fort Mokotów – лофт-площадка, наша рекомендация для небольших камерных бизнес-презентаций, воркшопов и других встреч численностью до 300 человек.
- Для организации бизнес-встреч, когда гости приезжают из-за рубежа, а конференция длится не более 1 дня, мы рекомендуем отели у аэропорта Шопена. Например, это может быть Airport Hotel Okęcie с огромным конференц-центром площадью 2200 кв метров и 17 залами. Еще один неплохой вариант Sound Garden Hotel Airport. Мы лично ценим эту локацию за технологичность и экологичный подход.
Во сколько обойдется проведение конференции
Стоимость организации конференции и других бизнес-мероприятий отличается. Итоговая цена просчитывается индивидуально и зависит от стоимости аренды площадки, технического оснащения, количества участников, необходимости и объема кейтеринга и сервиса, организационной сложности. Например, камерный воркшоп на 30 человек в лофте Fort Mokotów и масштабная IT-конференция на 500 делегатов в EXPO XXI с гибридной трансляцией потребуют совершенно разных ресурсов. В среднем стоимость реализации бизнес-событий в нашей практике варьируется от 9 000 до 123 000 злотых под ключ.
Мы также организовывает корпоративы, конференции, бизнес-встречи и тимбилдинги, в которых важны не только задумка и реализация, но и конечный результат: вовлеченность участников, коммуникация, достижение поставленных заказчиком целей.