Організація заходів у Варшаві — івент-агенція EVENTERS

Активне бізнес-середовище та висока конкуренція серед компаній у столиці Польщі, а також велика кількість гостей із-за кордону підвищують вимоги до презентації себе. Конференції, воркшопи, саміти, корпоративи, презентації та приватні свята потребують високого рівня кваліфікації від організаторів, правильної логістики та якісного сервісу. На практиці це неможливо без участі івент-агенції, яка візьме на себе весь цикл підготовки події — від ідеї до технічного супроводу та координації безпосередньо в день проведення.

EVENTERS — сучасна івент-агенція у Варшаві, заснована у 2022 році двома активними та цілеспрямованими українками Веронікою та Ольгою. Ось як дівчата розповідають про себе: «Організація свят для нас завжди була чимось особливим, ми займалися втіленням проєктів різного масштабу в Києві. З початком воєнних дій нам, як і багатьом іншим, довелося покинути свою батьківщину. Але опинившись у Варшаві, ми зрозуміли, що проведення заходів тут стане продовженням нашої місії. Сьогодні ми створюємо вражаючі свята, заощаджуючи при цьому час і нерви клієнтів».

Помилки під час самостійної організації заходів

Багато хто вважає, що самостійна організація не є складною. Але на практиці ті, хто організовує все самі, зазвичай недооцінюють бюджет, не передбачають резервного бюджету, використовують неперевірених підрядників, які підводять у найвідповідальніший момент, помиляються в таймінгу, не мають плану на випадок форс-мажору. Це призводить до невиправданих ризиків, втрати грошей, зайвих нервів і іноді навіть до зриву свята.

Які заходи можна замовити в EVENTERS

До переліку послуг нашої івент-агенції входять: корпоративи, відкриття бізнесу, приватні свята, міські події. Ми організовуємо та супроводжуємо важливі моменти життя і робимо це професійно.

Корпоративні події

Організація свят і заходів для компаній різних форм власності є одним із головних напрямків нашої діяльності. Такі події вже давно перестали бути формальністю. Сьогодні це дієвий інструмент розвитку команди, зміцнення HR-бренду, покращення комунікації з клієнтами та партнерами.

Ми в EVENTERS організовуємо: корпоративи, тімбілдинги, бізнес-сніданки, конференції, форуми та зустрічі, презентації продуктів і багато іншого. Організація івенту в цьому випадку враховує цілі бізнесу, корпоративну культуру, а також особливості аудиторії, на яку розрахована подія.

Приватні свята

Наша агенція надає послуги з організації приватних свят. Це весілля, дні народження, ювілеї, сімейні та дитячі заходи, вечірки та тематичні події. Команда EVENTERS допомагає створювати та реалізовувати кожен проєкт індивідуально, без шаблонів і заздалегідь підготовлених схем.

Організація масових заходів

Організація міських свят і масових подій потребує досвіду, правильної координації та розуміння особливостей міської інфраструктури Варшави. Ми допомагаємо проводити open-air заходи, фестивалі, благодійні проєкти, міські свята.

Чому організацію заходів у Варшаві краще довірити локальному експерту?

Організатор заходів у Польщі, зокрема у Варшаві — важлива людина, яка повинна знати локальні особливості та специфіку ринку.

Перше — уміння працювати з майданчиками. У столиці їх велика кількість: від сучасних конференц-залів до атмосферних історичних локацій. Проте на кожній з них можуть діяти свої правила (обмеження по часу, вимоги до рівня шуму, технічні обмеження), які потрібно знати. Ми працювали більш ніж із сотнею таких майданчиків, тому знаємо особливості кожного з них.

Наприклад: для open-air заходів у Варшаві особливо важливо завчасно погоджувати обмеження щодо рівня шуму після 22:00 — багато майданчиків суворо контролюють це питання.

Друге — мультимовність. В EVENTERS уміють працювати з аудиторіями різними мовами: польською, українською, англійською, російською. З нами можна не хвилюватися, що вас не почують або неправильно зрозуміють.

Як ми організовуємо заходи?

Робота над проєктом починається з розмови з клієнтом: ми складаємо бриф заходу, де визначаємо цілі, формат, аудиторію, атмосферу та бюджет. Після аналізу завдань створюємо концепцію події, яка включає ідею, сценарій, візуальний стиль, програму, оформлення простору, інтерактивні активності та digital-рішення.

Далі ми підбираємо майданчики та підрядників. Відповідаємо не лише за вибір локації, а й за технічне забезпечення, налаштування освітлення, підбір ведучих, фотографів, відеографів, артистів, декор, трансфер і охорону за потреби. Маємо достатній досвід і працюємо лише з перевіреними партнерами, що дозволяє мінімізувати ризики.

Під час проведення події наші клієнти не залишаються самі: завжди присутні організатори, які реєструють гостей, контролюють усі процеси та вирішують форс-мажорні ситуації. Після завершення ми обов’язково даємо рекомендації для майбутніх заходів.

Організація під ключ

Послуга «під ключ» в івент-агенції EVENTERS означає, що ми беремо на себе всі етапи: від створення концепції до супроводу гостей. Ретельно підбираємо підрядників, забезпечуємо комунікацію та координацію. Замовляючи захід у нас, ви можете розраховувати на оформлення всіх необхідних документів.

Скільки коштує організація заходу в нашій агенції?

У кожному випадку вартість послуги визначається індивідуально. На ціну впливає кількість гостей, формат, вибір локації, декор, технічне оснащення, кейтеринг, тривалість, наявність шоу-програми, необхідність трансферу та розміщення гостей.

Зазвичай вартість послуги «під ключ» становить 15% від загального бюджету. До суми додається погодинна оплата координатора, який працює на майданчику в день події. Також є варіант, коли ми беремо на себе лише частину послуг — тоді відсоток розраховується від їх вартості.